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Mercredi 24 Juin 2009
Envoyer un e-mail : un jeu d'enfants semé d'embûchesChoix des destinataires CC, CCI, tournure des phrases, rédaction de l'objet, ponctuation... Pas si simple d'envoyer un e-mail avec l'assurance d'être lu et compris par ses différents interlocuteurs. Conseils pratiques
Transporteriez-vous des verres en cristal dans un vieux carton rongé d'humidité? Offririez-vous un cadeau d'anniversaire dans un vulgaire papier d'emballage? A l'évidence, non. Et c'est pourtant bien souvent de cette façon que vous accompagnez vos précieuses pièces jointes par e-mail - selon l'ouvrage "Envoyer : Règles à observer et pièges à éviter pour faire un bon usage du mail".
L'envoi d'un mail n'est pas aussi simple qu'il y paraît....
Bien souvent, sans le savoir, nous utilisons à mauvais escient les fonctionnalités de nos boîtes mails ou nous écrivons de manière alambiquée. Des travers qui ont peu de conséquences avec les amis mais qui peuvent très vite avoir des répercussions néfastes dans le monde du travail. C'est pour éviter les incompréhensions et autres grosses bourdes que les auteurs de "Envoyer" ont souhaité faire part avec humour de leur expérience. Ah, cette fameuse copie cachée!
Parmi les chapitres les plus utiles de ce guide, celui intitulé "l'anatomie d'un mail". On y trouve notamment les règles essentielles - et souvent transgressées - concernant les différents champs liés aux destinataires: A, Cc (copie carbone), Cci (copie carbone invisible) et Tr (transfert). "Quand vous écrivez à une série de correspondants, pensez que vous divulguez leurs adresses, pas forcément avec leur consentement", rappellent les auteurs. Autrement dit, les listes de diffusion doivent le plus souvent figurer dans le champ Cci, par respect des données privées de vos correspondants. Une règle que de nombreux professionnels oublient !
Un exemple ? On aurait pu écrire ce mail : De: George W. Bush A: Saddam Hussein Auriez-vous l'amabilité de laisser nos inspecteurs en armement pénétrer sur votre territoire? Mais celui-ci aurait un tout autre poids: De: George W. Bush A: Saddam Hussein Cc: Conseil de sécurité des Nations unies, OTAN, Union européenne, Etat-major des forces armées américaines Auriez-vous l'amabilité de laisser nos inspecteurs en armement pénétrer sur votre territoire? De quoi je m'e-mail ?
Concernant l'objet du courrier électronique, c'est la zone qui est "à la fois la plus importante et la plus négligée. (...) L'objet est un résumé ultra-condensé de votre courriel. Si vous ne parvenez pas à le formuler, il y a de fortes chances que votre message lui-même soit boiteux." Et il faut savoir l'écrire avec mesure. Exemple à éviter:
De: DRH A: Ensemble du personnel Objet: Pont du 11 novembre ! La société reste ouverte le lundi 10 novembre. Toute absence sera décomptée de vos congés. Un point d'exclamation qui pourrait laisser plus d'un salarié perplexe. L'ouvrage récapitule également tout ce qu'il faut savoir sur les formules de politesse, la syntaxe, la ponctuation... Autant de points qu'il ne faut pas négliger, surtout dans le monde professionnel. Et, ne l'oubliez pas, le mail se conserve. Vos écrits laissent des traces. Voyez ce cas extrême d'un mail douteux qui fut cité lors d'un procès civil suite à un décès causé par un cocktail médicamenteux amaigrissant: "Vais-je passer mon temps jusqu'à la retraite à remplir des chèques pour des obèses tracassés par un ridicule problème pulmonaire?" Acheter via notre boutique : Envoyer : Règles à observer et pièges à éviter pour faire un bon usage du mail David Shipley est rédacteur en chef au New York Times. Will Schwalbe dirige les éditions Hyperion Books. Editions Pearson Prix: 16 euros - 160 pages 
COMMENTAIRES : Nous vous rappelons que, conformément à la loi, tout propos injurieux, diffamatoire ou xénophobe vous expose à d'éventuelles poursuites judiciaires. L'anonymat n'empêche pas votre identification.
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