Gestion des mails : évitez la noyade !

Mis à part le problème majeur du spam, quel est le moyen pour réduire l'arrivée de mails "inutiles" ?
Si les gens se plaignent toujours de recevoir trop de mails, ils sont moins critiques par rapport à leur propre production de messages.

Or la plupart d'entre nous a tendance à diffuser à la terre entière des mails sans objet précis. Le fonctionnement général de la messagerie est simple : si vous envoyez des mails, vous en recevez. Si on veut arrêter d'en recevoir, c'est facile : il ne faut pas en envoyer. Notamment en évitant de répondre très rapidement et à toute une liste, pour ne pas dire grand chose.

On peut également résorber le flux entrant en posant des filtres : par nom, mot dans un objet. Dans certaines situations, la méthode est efficace. Mais à la fois dangereuse, justement parce que les objets des mails ne sont pas assez soignés par les expéditeurs.

Il revient donc à chacun de faire sa propre gestion ?
Non, l'idéal serait d'organiser la gestion des mails au niveau de l'entreprise ou du service. Pour cela, il faut une prise de conscience de chacun. On était conscient du problème pour le téléphone, mais on n'est plus conscients du nombre de mails qui fusent de partout. Les entreprises doivent donc adopter des règles de comportement, au niveau global ou de l'équipe.

On peut par exemple charger une personne par service de recevoir tous les mails. Soit en établissant un roulement, soit en désignant une seule personne dont une partie de la mission sera finalement celle d'une secrétaire. Ce qui n'est pas forcément souhaitable dans une équipe.


Et vous comment faites-vous pour gérer vos mails entrants et sortants ?