Gestion des mails : évitez la noyade !

Noyés, débordés, submergés ... la messagerie devient un fléau malgré tout indispensable. Au point qu'une grande enquête nationale vient d'être lancée par un consortium de quatre entreprises. Objectif : "recueillir les retours d’expérience d’utilisateurs de messagerie électronique en entreprise afin d’en identifier et faciliter tous les usages."

En attendant les résultats et solutions de cette enquête, le problème quotidien et permanent , outre la gestion des spams, est donc de définir comment gérer le flux entrant ?

Joëlle Mandel, consultante chez Orsys sur les thématiques liées au développement personnel, nous livre ses conseils.

Existe-t-il une bonne méthode pour gérer ses mails au quotidien ?
Pour bien gérer ses mails, une première étape s'impose : définir des règles et s'y conformer. Je propose deux types de fonctionnement, en fonction de deux types d'activité de la personne :
. Si votre job ne nécessite pas d'aller voir en urgence sa messagerie, il faut définir une fréquence de 2 à 3 fois par jour pour consulter sa messagerie, sur des tranches horaires bien définies.
. En revanche si votre métier vous impose de consulter vos messages en urgence et donc en permanence, contraignez-vous à finir une tâche en cours avant de lire vos mails. Le rythme sera ainsi défini par les fins de tâches.

Ensuite, quelque soit le rythme, certaines règles régissent la façon de les traiter.
. Supprimer tout de suite tout ce qui doit l'être.
. Archiver rapidement ce qui peut l'être.
. Prévoir un dossier "En attente" pour les documents et éléments à traiter plus tard
. Et traiter tout de suite ceux qui nécessitent une action rapide. Mais en définissant les priorités.